Точка как знак агрессии и другие тонкости

О семинаре «Современный деловой этикет для юристов»

Обучающий семинар, состоявшийся в АП Воронежской области 11 июня в очно-заочном формате (30 участников присутствовали очно, 400 – посредством видео-конференц-связи), провела специалист по современному этикету Виктория Воронцова.

Этикет для адвоката – на первый взгляд легкая тема, однако на самом деле здесь есть масса нюансов, которые либо портят, либо, наоборот, могут облегчить жизнь адвокату. Например, адвокат пообщался с доверителем, а его родственники настаивают на некоторых уточнениях и звонят адвокату, когда им захотелось поговорить. Адвокат вправе обозначить границы (и лучше это сделать при первых же встречах). Например: «На все ваши вопросы я готов отвечать с 9.00 до 18.00». И после оговоренного времени не снимать трубку – конечно, если он не является дежурным адвокатом или сам не заинтересован в получении какой-либо срочной информации. То есть задача адвоката обозначить позицию: я готов быть с вами на связи, я не убегаю и не скрываюсь, но мое время для вас ограничено определенным промежутком. Обратная ситуация: на звонок адвоката не отвечает нужный ему человек. Первое желание – перезвонить. Но деловой этикет для того и существует, чтобы учитывать не только собственную занятость, но и занятость других людей. Перезванивать, если человек не сделал этого сам в ближайшие минуты, следует, выдержав паузу в два часа. Этого вполне достаточно, чтобы у того, кому мы звоним, закончилась деловая встреча или какие-то важные дела, в связи с которыми не было возможности ответить.

При этом современный деловой этикет рекомендует, прежде чем звонить кому-либо, сначала написать этому человеку. Наиболее удачная форма: «Уважаемый (имя), я (назвать себя) хотел бы обсудить с вами (такой-то вопрос). Когда можно будет с вами связаться/когда вам будет удобно связаться со мной?». Как правило, ваш потенциальный собеседник обозначает время. Не будет лишним в указанной выше формуле сообщения указать, сколько времени вам потребуется на беседу. Например, «я займу у вас не более 30 минут».

В отношении голосовых сообщений: как правило, они не используются для деловых сообщений. Чаще всего, по словам участников семинара, голосовые сообщения присылают доверители адвокатам, а не наоборот. Деловой этикет рекомендует оговаривать заранее и возможность обмена голосовыми сообщениями: «Удобно ли будет присылать вам голосовые сообщения?». А если записали важное сообщение голосом, продублируйте его печатным текстом: «Пожалуйста, прослушайте мое голосовое сообщение, когда у вас будет возможность». Если же вам неудобно прослушивать присланное сообщение от доверителя, важно не оскорбить человека отказом, поэтому рекомендуется прибегнуть к помощи третьей стороны – в данном случае, технической. Так, не будет оскорблением или прямым отказом ответ в стиле «В данном формате я не могу прослушивать ваши сообщения. Пожалуйста, напишите/позвоните (во столько-то)».

Общее правило и для текстовых, и для голосовых сообщений – не отправлять очередями короткие послания: «Здравствуйте». «Хотел бы поговорить». «Это ваш адвокат/доверитель». «Надо обсудить (вот это)». Стоит емко и четко обозначить после приветствия в одном сообщении вопрос, который следует обсудить.

Разумеется, в сообщениях необходимо соблюдать правила правописания – как минимум, обращаясь к человеку, писать его имя с большой буквы. Напоминая об элементарной грамматике, лектор обратила внимание на интересный момент: точка, которая по правилам русского языка должна ставиться в конце предложения, многими расценивается как некий акт агрессии – все, точка, больше не о чем говорить! Как показывают исследования, процент тех, кто воспринимает точку в конце предложения именно как знак агрессии/прекращения общения, – не так уж и мал. Поэтому важно смотреть на пунктуацию собеседника: если у него предложения точкой не заканчиваются, значит – и вы не ставьте – возможно, он как раз в числе тех, для кого точка означает финал. Так же воспринимается и текст, написанный заглавными буквами, – абсолютное большинство людей воспринимает выделенные большими буквами слова не как важность, а как крик. То есть, прописные буквы = на вас кричат, повышают не буквы, а голос.

В связи с постоянно увеличивающимся объемом переписки рекомендовано обговорить и разделить мессенджеры для общения. То есть, в начале работы с доверителем обсудить, в каком мессенджере ему удобно общаться, и при отсутствии предпочтений посоветовать ему тот мессенджер, который удобен вам. Собственную переписку желательно разделять: общение с доверителями (например) – через «WhatsApp», деловые переговоры – «Телеграмм», личные вопросы – «ВКонтакте».

Неотъемлемая часть делового стиля – визитки. Само слово «визитка» – это костюм, презентация образа. А то, что мы привыкли именовать «визитками», правильнее называть визитными карточками. К ним есть определенные требования: малый формат должен рассказать о вас как о специалисте, профессионале. Деловым этикетом размещение собственного фото на визитной карточке не предусмотрено. Чтобы напомнить о вас, достаточно разместить логотип компании или какой-то знак профессиональной деятельности. Указывая контакты, нет необходимости сообщать все соцсети и телефоны – на визитной карточке должно быть указано не более трех возможностей для связи с вами – например, одна соцсеть, телефон (один), электронная почта. Обратную сторону визитной карточки лучше оставлять чистой. Если визитная карточка нужна для презентации иностранным партнерам, не рекомендуется заполнять обратную сторону на английском (например). Для иностранных партнеров заказывается отдельная карточка на соответствующем языке. Текст на визитной карточке должен быть читаемым. Вполне допустимо размещение QR-кода, а также указание страницы, на которой размещены ваши фотографии, регалии, информация о профессиональной деятельности. Соответственно, и эта страница, характеризующая вас как профессионала, должна быть оформлена грамотно и исключать фото, не имеющие отношения к профессиональной деятельности. Обмен визитными карточками предполагает первоначальное знакомство, а не просто вручение всем подряд. Для первоначального знакомства достаточно представиться, рассказать о своей профессиональной деятельности и подождать встречного вопроса/интереса от того, кому вы намерены вручить визитную карточку. Если по какой-то причине визитной карточки у вас нет при себе, не стоит оправдываться – вполне допустимо сказать: «Вам будет удобно, если я продиктую вам номер своего телефона?». Если же у вас есть визитная карточка, а у него при себе не оказалось, то, чтобы не ставить собеседника в неловкое положение, стоит записать его номер телефона и в ответ вместо передачи карточки тоже предложить записать ваш телефон.

Конечно, деловой этикет – не Уголовный кодекс, подчеркнула спикер, он не требует неукоснительного следования, однако его соблюдение значительно добавляет очков в формирование положительного профессионального имиджа.

Эти и многие другие вопросы обсуждались и рассматривались на семинаре, сопровождаясь многочисленными вопросами участников. Адвокаты выразили надежду на продолжение общения по важным и значимым в профессиональной деятельности темам.